Cos'è un audit finanziario? Intervista a Roberto Di Gioacchino
Partecipare a un programma europeo è un'attività complessa, che richiede capacità e competenze in diversi campi. Bisogna scrivere un progetto coerente, certo, ma bisogna anche preoccuparsi di rispettare tutti gli obblighi economici e finanziari. La Commissione europea, infatti, è molto scrupolosa nell'analizzare le spese effettuate durante la realizzazione di un progetto, per valutarne l'ammissibilità sia rispetto al progetto stesso, sia rispetto ai criteri di carattere economico stabiliti dal programma.
Per parlare di quest'attività di controllo e valutazione si usa una parola inglese: "audit". Per capire meglio di cosa si tratta e come si svolge abbiamo intervistato Roberto Di Gioacchino, esperto della società EU Core. Roberto sarà il docente del corso di formazione gratuito organizzato dallo Sportello Ricerca europea di Sardegna Ricerche, intitolato "Come affrontare un audit della Commissione europea nei Programmi Quadro", che si terrà a Cagliari il 27 e 28 aprile 2016.
Che cos'è di preciso un audit finanziario?
L'audit è una verifica del rispetto delle regole finanziarie imposte dal contratto stipulato con la Commissione europea o da un altro ente finanziatore. Esso si basa sulle specifiche norme stabilite dal contratto di finanziamento nonché sull'applicazione dei principi di revisione internazionali (International Standards on Auditing - ISA).
Qual è il modo migliore per prepararsi a un controllo?
Gli ordinari controlli effettuati dalla Commissione europea sono preceduti da una lettera di preavviso e spesso da un contatto informale. Si hanno quindi alcuni giorni di tempo per perfezionare la documentazione amministrativa richiesta dai revisori. La maniera migliore per prepararsi per un eventuale controllo consiste, però, nel predisporre tutta la documentazione utile a dimostrare il rispetto delle regole finanziarie e l'inerenza delle spese nel corso della vita del progetto, a mano a mano che i costi sono effettivamente sostenuti. Un corretto sistema informativo aziendale e un'accurata archiviazione dei documenti sono quindi requisiti fondamentali.
Quali sono i problemi più frequenti che ci si può trovare ad affrontare durante un audit?
L'audit può essere intrapreso dalla Commissione europea anche trascorsi alcuni anni dalla fine del progetto. Quindi occorre garantire un'accurata memoria storica e un'attenta archiviazione dei documenti, anche quando il personale che originariamente si è occupato della rendicontazione non è più presente nella nostra organizzazione. Il principale errore in cui si incorre è quello di dare per scontata la conoscenza di informazioni note a chi si è occupato dell'implementazione del progetto, ma sconosciute e soprattutto non documentabili all'auditor. È quindi opportuno preferire, in fase di predisposizione della documentazione, un certa ridondanza di informazioni che può risultare utile allo scopo di confermare evidenze altrimenti dubbie.
Consigli pratici: cose da fare e cose da non fare durante un audit.
Di fatto, nell'ambito dei contratti di finanziamento stipulati dalla Commissione europea le possibilità di essere sottoposti a controllo finanziario sono elevate. Perciò, dobbiamo:
- raccogliere e archiviare i documenti contabili in maniera ordinata e intelligibile anche da parte di chi non si è mai occupato prima del progetto
- ottenere la collaborazione dei tecnici e ricercatori che hanno contribuito alla realizzazione scientifica, allo scopo di predisporre le prove di inerenza riguardo i costi sostenuti
- lavorare nel corso della vita del progetto come se la visita dell'auditor fosse ineluttabile e non solo eventuale.
Al contrario, non dobbiamo:
- accogliere gli auditor con un eccesso di confidenza: la cordialità è opportuna, la professionalità dell'approccio è doverosa
- presentare la documentazione in maniera non ordinata: pensare che questa possa essere una strategia per confondere l'interlocutore rappresenta un errore fatale
- evitare il dialogo, dimostrarci non disponibili ad approfondire o, peggio, reticenti: ciò mette in dubbio la nostra buona fede al di là di eventuali errori che possono essere stati commessi.
Redattore
Carlo Contu
Contatti dello Sportello Ricerca europea
ricercaue@sardegnaricerche.it;
Referenti:
Natascia Soro (Responsabile Sportello)
Valeria Floris
Sardegna Ricerche, Edificio 2
Loc. Piscinamanna
09010 Pula (CA) - Italia
Telefono +39 070 9243.1
Fax +39 070 9243.2203
Pagine correlate
Sportello Ricerca europea - Come affrontare un audit della Commissione europea nei Programmi Quadro
Link utili
European Commission - Participant portal
Per parlare di quest'attività di controllo e valutazione si usa una parola inglese: "audit". Per capire meglio di cosa si tratta e come si svolge abbiamo intervistato Roberto Di Gioacchino, esperto della società EU Core. Roberto sarà il docente del corso di formazione gratuito organizzato dallo Sportello Ricerca europea di Sardegna Ricerche, intitolato "Come affrontare un audit della Commissione europea nei Programmi Quadro", che si terrà a Cagliari il 27 e 28 aprile 2016.
Che cos'è di preciso un audit finanziario?
L'audit è una verifica del rispetto delle regole finanziarie imposte dal contratto stipulato con la Commissione europea o da un altro ente finanziatore. Esso si basa sulle specifiche norme stabilite dal contratto di finanziamento nonché sull'applicazione dei principi di revisione internazionali (International Standards on Auditing - ISA).
Qual è il modo migliore per prepararsi a un controllo?
Gli ordinari controlli effettuati dalla Commissione europea sono preceduti da una lettera di preavviso e spesso da un contatto informale. Si hanno quindi alcuni giorni di tempo per perfezionare la documentazione amministrativa richiesta dai revisori. La maniera migliore per prepararsi per un eventuale controllo consiste, però, nel predisporre tutta la documentazione utile a dimostrare il rispetto delle regole finanziarie e l'inerenza delle spese nel corso della vita del progetto, a mano a mano che i costi sono effettivamente sostenuti. Un corretto sistema informativo aziendale e un'accurata archiviazione dei documenti sono quindi requisiti fondamentali.
Quali sono i problemi più frequenti che ci si può trovare ad affrontare durante un audit?
L'audit può essere intrapreso dalla Commissione europea anche trascorsi alcuni anni dalla fine del progetto. Quindi occorre garantire un'accurata memoria storica e un'attenta archiviazione dei documenti, anche quando il personale che originariamente si è occupato della rendicontazione non è più presente nella nostra organizzazione. Il principale errore in cui si incorre è quello di dare per scontata la conoscenza di informazioni note a chi si è occupato dell'implementazione del progetto, ma sconosciute e soprattutto non documentabili all'auditor. È quindi opportuno preferire, in fase di predisposizione della documentazione, un certa ridondanza di informazioni che può risultare utile allo scopo di confermare evidenze altrimenti dubbie.
Consigli pratici: cose da fare e cose da non fare durante un audit.
Di fatto, nell'ambito dei contratti di finanziamento stipulati dalla Commissione europea le possibilità di essere sottoposti a controllo finanziario sono elevate. Perciò, dobbiamo:
- raccogliere e archiviare i documenti contabili in maniera ordinata e intelligibile anche da parte di chi non si è mai occupato prima del progetto
- ottenere la collaborazione dei tecnici e ricercatori che hanno contribuito alla realizzazione scientifica, allo scopo di predisporre le prove di inerenza riguardo i costi sostenuti
- lavorare nel corso della vita del progetto come se la visita dell'auditor fosse ineluttabile e non solo eventuale.
Al contrario, non dobbiamo:
- accogliere gli auditor con un eccesso di confidenza: la cordialità è opportuna, la professionalità dell'approccio è doverosa
- presentare la documentazione in maniera non ordinata: pensare che questa possa essere una strategia per confondere l'interlocutore rappresenta un errore fatale
- evitare il dialogo, dimostrarci non disponibili ad approfondire o, peggio, reticenti: ciò mette in dubbio la nostra buona fede al di là di eventuali errori che possono essere stati commessi.
Redattore
Carlo Contu
Contatti dello Sportello Ricerca europea
ricercaue@sardegnaricerche.it;Referenti:
Natascia Soro (Responsabile Sportello)
Valeria Floris
Sardegna Ricerche, Edificio 2
Loc. Piscinamanna
09010 Pula (CA) - Italia
Telefono +39 070 9243.1
Fax +39 070 9243.2203
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European Commission - Participant portal
